Telekomunikacije so eden izmed večjih splošnih stroškov za večino podjetij. Večina organizacij lahko zmanjša te stroške v obsegu 15-30 odstotkov, nekatere organizacije pa jih lahko zmanjšajo tudi za več kot 50 odstotkov.
Ključ do zmanjšanja stroškov je poznavanje panoge in tehničnih možnosti, ki omogočajo optimizacijo telekomunikacijskih stroškov.
Številna podjetja plačujejo storitve po cenah, ki so višje od trenutnih tržnih, plačujejo odvečne zmogljivosti (javne povezave, prenosne kapacitete, število priključkov), ne odkrivajo računskih napak in zelo pogosto ne uporabljajo optimalnih tehnologij.
Pristop do telekomunikacij v večini podjetij je skrajno konservativen s pričakovanjem 100% zanesljivosti sistemov in z izogibanjem kakršnim koli spremembam, ki bi lahko predstavljale tveganje. Posledično v marsikaterem podjetju obvladovanje telekomunikacijskih stroškov ni optimalno.
Podrobna analiza telekomunikacij lahko tako v večini podjetij zagotovi znatne prihranke.
Tipični načini za zniževanje stroškov so:
- zmanjšanje porabe (manjše število klicev, manjše prenosne kapacitete, manj javnih povezav)
- zamenjava dobaviteljev
- upravljane storitve
- analiza in sprememba obstoječih pogodb
- nadzor računov in popravljanje napak (neodvisne analize kažejo, da se napake pojavljajo na velikem številu računov, na splošno je večina napak v korist ponudnika)
- uporaba bolj učinkovitih, cenejših tehnologij
- učinkovitejši poslovni procesi
Zakaj je nadzor telekomunikacijskih stroškov tako težak?
- Telekomunikacijski računi so nepregledni, dolgi in pogosto obstajajo samo v papirni obliki.
- Ponudniki storitev imajo različne načine za podajanje podatkov in obračun storitev.
- Povezovanje posameznih stroškov s stroškovnimi nosilci je pogosto zelo oteženo.
- Napovedi prihodnje organiziranosti in telekomunikacijskih potreb so pogosto težavne.
- V podjetjih pogosto primanjkuje notranjega strokovnega znanja, s katerim bi lahko analizirali telekomunikacijske stroške.
- Strah pred spremembami, ki lahko ustavi marsikatero pobudo, s katero bi lahko zmanjšali stroške.
- Konvergenca govornih, podatkovnih in video komunikacij. Zaračunavanje kapacitet za različne tipe komunikacij je bilo vedno različno.
- Telekomunikacijsko okolje je izjemno dinamično. Tehnologije, ponudniki in cene se spreminjajo dnevno.
