Čeprav vaši gostje ne vedo kaj je to telefonska centrala in kakšno opremo uporabljate v vašem hotelu, imajo ob vsakem obisku hotela koristi od te opreme. Sobni telefonski aparat lahko uporabijo za klic na recepcijo, naročilo sobne strežbe ali za bujenje.
Danes vse manj gostov uporablja sobni telefon za klicanje v javno omrežje, vseeno pa je telefon še vedno nepogrešljiv za zagotavljanje pozitivne izkušnje bivanja v vašem hotelu. Hotelska telefonska centrala je glavni element, ki vašim gostom omogoča preprosto komunikacijo znotraj hotela in naročanje dodatnih storitev. Storitve vključujejo že omenjeno sobno postrežbo, bujenje gostov ter zelo pomembno funkcionalnost klica v sili (ki jo marsikje zahteva tudi zakonodaja).
Ob upoštevanju velike fluktuacije kadra in drugih kadrovskih izzivih so hoteli primorani, da izvajajo vse storitve z vedno manj zaposlenimi. Telefonska centrala lahko tukaj zagotovi funkcije kot so interaktivni glasovni odzivnik (IVR), avtomatski posredovalec, čakalne vrste ali funkcionalnost klicnega centra in tako vsaj delno razbremeni vaše sodelavce.
Kakšne telefonske aparate izbrati?
Več o izbiri ustreznih telefonskih aparatov za poslovni del lahko preberete tukaj.
Posebej previdni pa morate biti pri izbiri telefonskih aparatov za sobe. Sobni telefonski aparati morajo izpolnjevati nekaj osnovnih zahtev:
- Velik napisni listek z osnovnimi informacijami za klicanje
- Hitre tipke za neposreden dostop do najpomembnejših storitev
- Signalna lučka za obveščanje o novih sporočilih
- Telefon mora biti načrtovan za preprosto vzdrževanje (tudi za čiščenje in dezinfekcijo)
- Skladnost z GDPR zahtevami (avtomatično brisanje številke za ponovitev klica, brez seznama klicev ali z avtomatičnim brisanjem seznama
In ne pozabite, da vaši gostje cenijo preprosto tehnologijo. Tudi v primerih, ko je vaš hotel opremljen z drugimi najsodobnejšimi komunikacijskimi kanali, kot so aplikacije na pametnih telefonih ali sobnih televizorjih, je navaden klasičen sobni telefon še vedno najpogosteje uporabljena naprava za komunikacijo znotraj hotela. V večini primerov bo ta telefon glavni prodajni kanal za dodatne storitve, kar dokazujejo merljivi podatki iz mnogih hotelov.
Kako znižati stroške hotelske telefonije in povezanih tehnologij?
Strošek dela je vedno eden izmed najpomembnejših pri hotelskem poslovanju. Eden izmed ključnih momentov (kot je to opisano v članku objavljenem na Hospitality.net) je zunanje izvajanje nekaterih storitev. Več o tem lahko preberete tudi na našem blogu.
Pomemben element je tudi izbira operaterja, kar lahko bistveno vpliva na vaše operativne stroške. Tukaj ne pozabite, da v hotelu potrebujete tudi zanesljivo Internetno povezavo in zadosten nabor televizijskih programov. To področje boste najlažje obvladovali, če izberete enega operaterja za vse storitve.
IP ali hibridna tehnologija?
Danes pri večini novogradenj lahko predpostavimo, da popolnoma integrirana IP infrastruktura močno zmanjšuje komunikacijske stroške, se lažje integrira z vašim obstoječim PMS sistemom in zagotavlja možnost boljše mobilnosti osebja.
Kaj pa v primeru, da obnavljate obstoječi hotel?
Takrat je uporaba hibridne tehnologije pogosto bolj smotrna izbira. Hibridna tehnologija vam lahko zagotovi večino prednosti popolne IP tehnologije in vam istočasno prihrani stroške pri nadgradnji obstoječe pasivne infrastrukture (tukaj boste lahko uporabili obstoječo parično kablažo za priklop telefonov).
Integracija s hotelskim informacijskim sistemom (PMS)
Izbrana centrala mora obvezno zagotavljati vmesnike za povezavo s PMS sistemom. Prepričajte se, da centrala podpira vmesnike za povezavo z glavnimi PMS sistemi, vključno z Oracle Opera, Protel, OnQ, ROS, Hotelinco, Fidelity, Laserline, če naštejemo le nekatere. Če v prihodnosti spremenite svoj PMS sistem, boste zagotovo želeli obdržati vsaj centralo.
Integracija med centralo in PMS sistemom mora vključevati naslednje funkcije:
- Prijava in odjava gosta (sprememba imena in jezika priključka, sprememba upravičenosti sobnega aparata)
- Poročanje porabe minibara (za hotelsko osebje)
Poročanje statusa sobe (za hotelsko osebje) - Bujenje (ki si ga gost nastavi sam ali ga nastavi osebje hotela na recepciji)
- Nadzor nad stanjem telefona (Vklop preusmeritve, aktivacija funkcije ne moti)
- Nadzor in obračun telefonskih stroškov
- Informacije o novih sporočilih
Potrebujete pomoč?
Za več informacij o hotelski telefoniji in povezanih rešitvah se obrnite na nas. V procesu izbora opreme in integracije v vaše poslovanje vam nudimo kompletno podporo.
